Vystavování elektronických dokladů

přidáno: 6. 9. 2013 2:42, autor: Zdeněk Hosa   [ aktualizováno 29. 1. 2014 12:07 ]
(POZOR nový dodatek z 29.1.2014 dole)

V poslední době se množí u klientů písemné návrhy jejich dodavatelů na odsouhlasení možnosti předávání dokladů elektronicky.
Většinou se jedná o vzor souhlasu, patrně z hlubin internetu, který postrádá detaily obsažené ve stanovisku MFČR.

Chtěl bych ty, kteří o něčem takovém uvažují či je o to jejich dodavatelé žádají, upozornit na následující:
a) šetří náklady svému dodavateli (tisk faktury, lepení obálek, poštovné atd)
b) sami si náklady navyšují (tisknou fakturu místo dodavatele) a musí se s tisknutím zabývat
c) pokud FU při kontrole shledá nějaký problém, prvotně to bude Váš problém včetně možného finančního postihu
d) v souhlasu chybí, co všechno musí faktura a email, kterým je doručena splňovat, elektronický podpis kvalifikovaným certifikátem, odpovědnost za vady dokladu či jeho odeslání
e) k souhlasu Vás nemůže nikdo nutit, můžete si najít jiného dodavatele
f) PDF dokument lze pomocí jednoduchých prográmků dodatečně upravovat
g) navýší se Vám náklady na archivaci dokladů a na účetní systém
h) navýší se Vám náklady a stres při případné kontrole

Ideální případ předávání dokladů, který je ve stanovisku také obsažen je předávání dokladů skrze systém EDI nebo mezi dvěma účetními programy, které oba umí vystavovat, přijímat, elektronicky podepisovat a archivovat daňové doklady včetně jejich elektronického podpisu. Tedy systémem, který zajistí úplnost a neporušenost obsahu elektronicky předaného daňového dokladu.

Ostatní varianty jsou náhražky tohoto ideálního způsobu, které při splnění podmínek budou FU při kontrole akceptovány. MF bylo k tomuto ústupku donuceno ekonomickou realitou, kdy již takové doklady několik let doručovány jsou (teprve po urgenci Vám je dodavatelé zasílají poštou).

Jedním ze základních požadavků ve stanovisku z roku 2011 je zajištění úplnosti a neporušenosti obsahu dokladu a kvalifikovaný elektronický podpis (žádný komerční certifikát).

Sám jsem doklad zaslaný elektronicky a vytištěný u mne současně splňující tyto podmínky zažil jen ze strany Komory daňových poradců ČR. Kde i po vytištění PDF faktury je na vytisknuté verzi dokladu zobrazena informace o tom, že doklad byl elektronicky podepsán, kým a kdy.

Pokud vytiskněte emailem doručený doklad a email smažete provádíte neautorizovanou konverzi dokumentu. FÚ, GFŘ, MFČR, soudy budou akceptovat pouze uznávaný způsob konverze skrze tímto pověřená pracoviště na obecních úřadech (Blue point). Vše ostatní je neprokazatelné se všemi následky. Jedině, že byste po dobu archivace daňových dokladů (10 let) uchovávali tyto emaily s elektronicky podepsanými doklady a také jejích vytištěné verze a kdykoliv byli schopni je pro účely kontroly spárovat.

Všechny ostatní případy, např. soubory PDF došlé obyčejným emailem a vytištěné na černobílé tiskárně budou možná přetrpěny při případné kontrole s neodhadnutelnou mírou pravděpodobnosti. Neb dle zákona o DPH nemusí být danové doklady podepsané a orazítkované, ale v účetnictví se účtuje zásadně na základě originálních dokladů.
Nastává tu spousta podvariant a následných reakcí dodavatele:
  • černobílá faktura, inkoustový tisk, rozpitý po kontaktu s vodou
  • barevná faktura s ručním podpisem naskenovaná vytištěná na černobílé tiskárně
  • barevně vytištěná faktura na inkoustové tiskárně, rozpitý tisk
  • barevně vytištěná faktura na laserové tiskárně
  • dodavatel již zanikl, originál neseženete
  • dodavatel popírá vystavení dokladu, opět máte smůlu
  • dodavatel popírá údaje na dokladu a obviňuje Vás z jejich dodatečné úpravy
  • dodavatel existuje a nepopírá, nicméně je vyhodnocen jako podezřelý subjekt či nespolehlivý plátce
Samozřejmě v případě dodání zboží a zaplacení bankovním převodem je situace o trochu lepší, protože můžete nabídnou "auditní stopu". Tedy další podpůrné důkazy (kupní smlouva či smlouva o dílo, přepravní list, úhradu přes běžný účet, příjemku zboží na sklad, kalkulační list, objednávky, dodací listy atd.). Budete však připraveni takto prodokladovat každý obchod? Není jednodušší požadovat po druhé straně ten kvalifikovaný certifikát nebo postupovat ve stylu "až budu mít originál dokladu, tak doklad proplatíme".
Na druhé straně spektra je faktura za služby zaplacená hotově bez uzavřené smlouvy. Nemusíme si tu rozebírat jaký takový doklad zanechá dojem.

Je tedy na každém jak dalece pomůže svému dodavateli a jak moc je ochoten riskovat.

Dodatek 10.01.2014
Dostalo se mi do ruky prohlášení dodavatele (viz příloha) upozornující na neexistenci povinnosti mít na danovém dokladu razítko a podpis s dalším tvrzením, že se jedná o doklad předaný elektronickou cestou, ne o elektronicky doklad. Tvůrce asi dokáže běžnou papírovou fakturu rozložit na úroven binárního kodu a přenést ji paprskem k zákazníkovi. Nicméně u nás máme problém s opětovným zhmotněním. Tvůrce neguje skutečnost, že se v tomto případě má řídit níže zmíněným stanoviskem GFR, ale dožaduje se souhlasu právě podle níže zmíněného stanoviska.

Samo o sobě s elektronickými doklady MFCR ani GFR problém nemá. Problém je v tom, že když bude pachatel trestného činu krácení daně chtít vystavit fiktivní doklad stačí vzít jakýkoliv PDF a během chvíle vytvoří bez práce novou fakturu včetně loga a podpisu s podobou a strukturou, kterou jiný poctivý dodavatel běžně používá. Právě z tohoto důvodu je klíčový požadavek "věrohodnost původu" a "neporušenost obsahu". A z toho nikdy GFR nesleví. 

Dodatek 29.01.2014
Když se pozorně přečte Stanovisko GFŘ, v podstatě je vytištění a zaúčtování obyčejného PDF z emailu POVOLENO ! Text z GFŘ je totiž protknut větami tohoto znění "To neplatí v případě, pokud je možno za pomoci auditní stopy spolehlivě prokázat věrohodnost původu a neporušenost obsahu „vytištěného“ daňového dokladu doručeného v elektronické podobě". 
Auditní stopa je vlastně jiný název pro důkazy a doklady prokazující nárok na odpočet. Rozsah a způsob prokázání návaznosti dokladu na předchozí objednávky, skladové příjemky, rámcové smlouvy není omezen. Ale tím je také neomezená možnost pracovníků kontroly z FU požadovat další a další důkazy s tím, že jim stávající nestačí.
Vznikem tohoto termínu jsou pracovníci FU upozorňováni na možnost požadovat návazné důkazy. Nejen, že jim ukážete fotku Vaší reklamy na fotbalovém stadionu v Horní Dolní. Ale budou chtít vidět korespondenci, objednávku, smlouvu o propagaci, fakturu za výrobu reklamy, zaplacení na oficiální bankovní účet FC Horní Dolní.
Ale to mohli už dávno, jen nevěděli že se to nazývá auditní stopa.

---------------------------------------------------------------------------------
Na závěr citace zákona o DPH a níže připojené stanovisko Generálního finančního ředitelství:
Oddíl 7: Zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů
(1) U daňového dokladu musí být od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty stanovené pro jeho uchovávání zajištěna
a) věrohodnost jeho původu,
b) neporušenost jeho obsahu a
c) jeho čitelnost.
(2) Pro účely tohoto zákona se rozumí
a) věrohodností původu skutečnost, že je zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila,
b) neporušeností obsahu skutečnost, že obsah daňového dokladu požadovaný podle tohoto zákona nebyl změněn,
c) čitelností skutečnost, že je možné se seznámit s obsahem daňového dokladu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení.
(3) Zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu a neporušenosti jeho obsahu lze dosáhnout prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů vytvářejících spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním.
(4) Věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze vedle kontrolních mechanismů procesů zajistit také
a) uznávaným elektronickým podpisem,
b) uznávanou elektronickou značkou, nebo
c) elektronickou výměnou informací (EDI)21), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.
Ċ
Zdeněk Hosa,
9. 9. 2013 1:52
Ċ
Zdeněk Hosa,
10. 1. 2014 8:06