Home‎ > ‎

Dodatek - Jak nevybírat SW

Při konzultacích ve firmách se stále častěji setkávám s tím, že majitel firmy vybral svým zaměstnancům ekonomický-účetní SW, prostě jim bez rozmyslu "nadělil".

Možná se i ptal známých, možná si udělal malé výběrové řízení a diskutoval se zástupci SW firem (kteří ale naslibují i nemožné aby "ulovili" klienta, ve stylu perpetum mobile existuje a Elvis žije) nebo jen podlehl reklamní masáži a vybral podle obrázku slečny z reklamy.

Vůbec se zapomnělo na to, že SW musí pomáhat účetním a majiteli poskytovat informace a ne ulehčovat práci programátorům nebo správcům serveru či správcům eshopu. Místo toho, aby vše šlo hladce, každá operace byla dobře podchycená, tiskové sestavy přehledné a tak se vzniknuvší chyba rychle našla, účetní má seznam jak co obejít, aby dostal účetnictví do stavu, že souhrnné účetní sestavy dávají smysl. Chyby se hledají tak, že si kreslí na papír rozměru A2 pavučinu vztahů, který interní doklad vynuloval, kterou fakturu atd. (např. u vzájemných zápočtů). A majitel si přepisuje údaje z výsledovky do Excelu aby si mohl dělat meziměsíční srovnání. Kde to jsme? Tohle není 21.století. 

Takže uvedu pár varování
  • neptejte se Vašeho správce IT (administrátora serveru) co by doporučil, co ten ví o vícenásobném zápočtu v cizích měnách s konverzí
  • neptejte se dodavatele restauračního SW s kterým účetním SW se jim to dobře páruje
  • neptejte se správce eshopu s kterým SW se jim dobře dělá můstek pro převod údajů (doporučí účetní SW s kterým už převodní můstek mají nebo od kterého mají provize z prodeje licence)
  • firma, která dělá masivní reklamní kampaň nonstop si na ni někde musí vydělat, na úkor něčeho dalšího
  • neorientujte se podle toho jak program vizuálně vypadá, může to být také tak, že špatnou architekturu návrhu SW dohánějí lepším grafikem
  • nejlevnější není nejlepší (daně se pořád mění a vývojářská firma musí být schopná zaplatit odborníky aby účetní program neustále měnili) Vezměte si, že programátor specialista na databáze bude chtít něco kolo 60.000 měsíčně. Také musí mít ve firmě daňového účetního odborníka, což jsou další výdaje.
  • je potřeba aby do firmy průběžně jezdil programátor a program neustále donastavoval? To je taky divné.
  • jak rychle aktualizují program? Kolik aktualizací mají týdně? Jak rychle reagují na návrhy na vylepšení?
  • mají fakturaci online zdarma ? - jen Vás chtějí přitáhnout k svému SW, s tím že pak Vám bude líto údaje přepisovat jinam (hrají na sílu zvyku, při přechodu na plnohodnotný účetní SW)
  • vyžadují tvrdě implementační dobu, jejich IT specialisty u Vás a samozřejmě poplatky, nebo nabídnou implementaci a zaučení, ale netrvají na tom?
  • tvrdí, že pracují na nejmodernějších technologiích ? (No dobře, ale v ČR se například stále masově používá UCTO2000 (Tichý) a STEREO (Ježek), oba jsou naprogramované v PC FANDU (pod DOSem). Jenže PC FAND jako programovací nástroj měl zvolenou takovou míru abstrakce, že i základnější změny v něm programátoři dělali rychle, přehledně a bez chyb. Program se tak mohl měnit stejně rychle jako se mění daňové zákony). 

Jak testovat?
  1. ať si Vaše účetní zaúčtuje pár jednoduchých dokladů (bude to samozřejmě nezvyk, bude to trvat déle, ale odhalíte některé naprosto zásadní nepohodlnosti)
  2. pak zkuste najít jak účetní program zvládá:
    • vícenásobné zápočty
    • cizí měny, jejich automatické načtení, výpočet rozvahových kurzových rozdílů, když doklad byl v lednu uhrazen a rozdíly se počítají v dubnu
    • saldokonto v cizí měně
    • změnu na dokladu po tom co již byl uhrazen (text, částka, zaúčtování atd)
    • zda má zamykání period (aby chránil starší údaje před změnou omylem)
    • jestli mají všechny moduly (pokud dělá modul mezd jiná firma, při nejasnostech se bude jedna vymlouvat na druhou)
    • ruční párování otevřených položek na účtu (něco jako podklad pro dokladovou inventuru rozvahových účtů)
    • umí načítat bankovní výpisy a posílat převodní příkazy
    • počítá dobře přerušení daňových odpisů (co když do toho přerušení přijde technické zhodnocení a celé je to v zrychlených odpisech, poběží účetní odpisy dál, vypočítá to správně?)
    • jak si poradí s haléřovými položkami na skladových kartách, když skladová karta už je prázdná (to vzniká když se přijímá a vydává velké množství položek a každá má haléřovou hodnotu, dokáže to odstranit?)
    • má automatické (poloautomatické) přenosy z modulu mezd, skladu, majetku do účetnictví
Takový ideální stav by mohl být, najít účetní SW, který se už dá nasadit do středních firem (kvůli velkým klientům se výrobce snaží a nakonec i Vaše firma může vyrůst), ale stále ještě je distribuován jako krabicový SW (stáhněte si z netu a my Vám dáme klíč). Tzn. nenaběhne k Vám implementační tým.

Dodatek:
Tak jsem se vrátil z konzultace u firmy, která používá SW "Jsme stále v klidu". Nicméně po 5 minutách tam jsem byl na krevním tlaku vyžadujícím hospitalizaci na JIP. (špatné popisy při změnách v FD, dovozové DPH se dělá interními doklady, které v záznamní povinnosti nemají žádný odkaz na původní fakturu, majetková sestava hlásí, že souhlasí na částku účtu 022 rozvahy, ale tam je ve skutečnosti jiná částka (následoval dotaz na HOTLINE a ti neví)).